Ett diarienummer (förkortat dnr) är den beteckning som en myndighet ger ett ärende eller en handling när den registreras i myndighetens diarium. Numret håller ihop allt som hör till samma ärende, till exempel en ansökan, ett yttrande och ett beslut, och det är den snabbaste vägen till rätt handling när du vill begära ut den.
Kravet på diarieföring kommer från offentlighets- och sekretesslagen. Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos myndigheten, och registret är en förutsättning för att allmänheten ska kunna utnyttja offentlighetsprincipen i praktiken.
Vad är ett diarienummer?
Rikstermbanken definierar diarienummer som ett registernummer på en handling. I praktiken sätts numret oftast på ärendet, och varje handling som hör dit får ett eget löpnummer under samma diarienummer. Ett ärende kan alltså innehålla flera handlingar: en inkommen ansökan, en kompletteringsbegäran, ett brev med svar och till sist ett beslut.
Ett diarium är det register där myndigheten för in sina allmänna handlingar. Begreppen hänger ihop med frågan om vad som är en allmän handling, alltså en handling som förvaras hos myndigheten och har kommit in dit eller upprättats där enligt 2 kap. 4 § tryckfrihetsförordningen.
Hur är ett diarienummer uppbyggt?
Det finns ingen gemensam standard. Varje myndighet bestämmer själv hur numret ser ut, men de flesta bygger på ett löpnummer och ett årtal. Två exempel ur myndigheternas egna anvisningar:
| Myndighet | Exempel på format | Vad delarna betyder |
|---|---|---|
| Riksdagsförvaltningen | 43-2016/17 | löpnummer och riksmöte |
| Stockholms universitet | serie, löpnummer, årtal | serien visar var ärendet handlagts |
Stockholms universitet beskriver diarienumret som en unik identifikation för ärendet, där varje del berättar var ärendet har handlagts och under vilket år. Det gör att ärendet går att hitta även många år senare, av en kollega eller av en arkivarie.
Varför får handlingar ett diarienummer i diariet?
Enligt 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen ska allmänna handlingar registreras så snart de har kommit in eller upprättats. 5 kap. 2 § anger vad registreringen ska innehålla:
- datum då handlingen kom in eller upprättades,
- diarienummer eller annan beteckning som handlingen fått,
- i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har skickats, och
- i korthet vad handlingen rör.
Att diarieföra handlar alltså om mer än ordning på skrivbordet. Diariet visar vem som är ansvarig handläggare, vilka handlingar och åtgärder som finns i ärendet och om ärendet är avslutat. Hur lagens regler om registrering hänger ihop med sekretessen beskrivs i vår guide till offentlighets- och sekretesslagen.
Hur söker du ärenden i en myndighets diarium?
Många myndigheter har ett webbdiarium där du kan söka fram ärenden med fritext, datum eller diarienummer. Riksdagsförvaltningen, Arbetsmiljöverket, Post- och telestyrelsen och länsstyrelserna har alla sökbara diarier på webben. Så går du till väga:
- Sök på diarienumret om du har det, så får du direkt fram ärendet och dess handlingar.
- Sök på ämnet med ett eller två ord och avgränsa med ett datumintervall om du saknar numret.
- Kontrollera tidsgränsen. Länsstyrelsernas webbdiarium visar ärenden registrerade från och med den 8 juni 2011, och avslutade ärenden syns där i ytterligare sex månader.
- Läs ärendemeningen, den korta beskrivningen av vad ärendet rör, för att se att du hittat rätt.
Webbdiariet visar bara registret, inte själva handlingarna. För att läsa ett protokoll, beslut eller brev behöver du begära ut det. För redaktioner är diariet också ett bevakningsverktyg: inkomna handlingar syns ofta där innan något nämns i ett pressmeddelande, något vi utvecklar i artikeln om hur journalister bevakar pressmeddelanden.
Så använder du diarienumret när du kontaktar myndigheten
Ange diarienumret i ämnesraden när du mejlar en myndighet om ett pågående ärende. Då kan registraturen koppla ditt brev till rätt ärende direkt, och ditt meddelande registreras i sin tur som en inkommen handling i samma ärende.
När du vill begära ut handlingar gör numret din begäran exakt. Skriv till exempel “jag vill ta del av beslutet i ärende dnr 43-2016/17”. Du behöver inte ange numret, och enligt 2 kap. 18 § tryckfrihetsförordningen behöver du som huvudregel inte uppge vem du är eller varför du frågar. Myndigheten får bara efterfråga det om det behövs för att pröva om en handling kan lämnas ut. Begäran ska enligt 2 kap. 15 § behandlas skyndsamt.
Att läsa handlingar på plats är gratis. Statliga myndigheter tar enligt avgiftsförordningen 50 kronor för den tionde sidan och därefter 2 kronor per sida för papperskopior, medan de första nio sidorna är kostnadsfria. Kommuner och regioner beslutar om egna avgifter.
Vilken information syns i diariet, och vad gäller vid sekretess?
Diariet är i sig en allmän handling, och de flesta uppgifterna i det är offentliga. Vissa uppgifter i de registrerade handlingarna kan däremot vara sekretessbelagda. Uppgifterna om avsändare och vad handlingen rör ska då enligt 5 kap. 2 § utelämnas eller särskiljas, så att registret ändå kan lämnas ut.
Att en handling är registrerad betyder alltså inte att den är offentlig. Sekretess prövas först vid en begäran om utlämnande. Bedömer myndigheten att delar omfattas av sekretess tas de bort, och du får resten av handlingen. Du har alltid rätt att få ett skriftligt beslut som går att överklaga. Hur myndigheter ska handlägga ärenden och motivera beslut regleras i förvaltningslagen.
Vilka ord behöver du kunna?
- Dnr: förkortning av diarienummer, enligt Isof utan punkter.
- Registrator och registraturen: den person och den funktion som registrerar handlingar och svarar på frågor om diariet.
- Ärendemening: den korta texten som beskriver vad ärendet handlar om.
- Inkommen och upprättad: de två sätt en handling blir allmän, antingen genom att den kom in till myndigheten eller genom att den upprättats där.
Mer om diarier och diarieföring
När registreras inte en handling?
Alla handlingar behöver inte diarieföras. Enligt 5 kap. 1 § behöver handlingar av ringa betydelse för verksamheten inte registreras. Handlingar utan sekretess får också hållas ordnade på annat sätt, om det utan svårighet går att se om de har kommit in eller upprättats. Därför finns det handlingar som saknar diarienummer men ändå är allmänna, och det är skälet till att diariet inte är hela svaret på vad en myndighet har.
Ett diarium per myndighet, inte per kommun
En kommun eller region består av flera myndigheter. I Västra Götalandsregionen räknas varje politisk nämnd som en egen myndighet med eget diarium, och regionen har gjort 27 av sina diarier sökbara på webben. I Göteborgs Stad har varje förvaltning ett eget diarium. Söker du på fel ställe hittar du inget, så börja med att ta reda på vilken nämnd eller förvaltning som äger frågan.
Vanliga misstag när du begär ut handlingar
- Att bara begära “ärendet”. Ett ärende kan rymma många handlingar. Ange vilka du vill ha, till exempel ansökan och beslut.
- Att tro att webbdiariet är komplett. Vissa handlingar ska hållas ordnade i andra system och syns inte i webbdiariet.
- Att glömma att din begäran blir en handling. Din begäran registreras ofta själv och kan begäras ut av någon annan.
- Att ge upp vid ett muntligt nej. Begär ett skriftligt beslut om myndigheten vägrar lämna ut handlingar, annars finns inget att överklaga.
Vanliga frågor
Vad är ett diarienummer?
Ett diarienummer är den beteckning som en myndighet ger ett ärende eller en handling när den registreras i myndighetens diarium. Enligt 5 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen ska registreringen bland annat innehålla diarienummer eller annan beteckning, så att handlingen går att hitta och hålla isär från andra.
Hur förkortas diarienummer?
Diarienummer förkortas dnr, utan punkter. Institutet för språk och folkminnen (Isof) beskriver dnr som den etablerade skrivningen, eftersom förkortningen kan ses som en sammandragning av ordet diarienummer.
Var hittar jag diarienumret på ett ärende?
Diarienumret står i regel på myndighetens brev, beslut och mottagningsbekräftelser. Har du inte numret kan du söka fram ärenden i myndighetens webbdiarium med ett sökord och ett datumintervall, eller kontakta registraturen och beskriva ärendet.
Måste jag ange diarienummer när jag begär ut en handling?
Nej. Du behöver inte ange diarienummer, och enligt 2 kap. 18 § tryckfrihetsförordningen behöver du som huvudregel inte heller uppge vem du är eller varför du vill ha handlingen. Ett diarienummer gör däremot begäran exakt, vilket brukar göra att du får rätt handling snabbare.
Kostar det något att få ut en handling med ett visst diarienummer?
Att läsa en allmän handling på plats är gratis. Hos statliga myndigheter gäller avgiftsförordningen för papperskopior: de första nio sidorna är kostnadsfria, den tionde sidan kostar 50 kronor och därefter 2 kronor per sida. Kommuner och regioner beslutar om sina egna avgifter.