Arkivlagen (1990:782) är den lag som bestämmer hur svenska myndigheter ska ta hand om sina arkiv. Den slår fast att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och att de ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att allmänheten kan ta del av allmänna handlingar, att rättskipningen och förvaltningen får den information de behöver och att forskningen kan använda materialet. Lagen anger också vem som har tillsyn, de så kallade arkivmyndigheterna, och när handlingar får gallras.
| Fakta | Arkivlagen |
|---|---|
| Författning | SFS 1990:782 |
| Utfärdad | 7 juni 1990 |
| I kraft | 1 juli 1991 |
| Departement | Kulturdepartementet |
| Senast ändrad | Genom SFS 2026:715 |
| Kompletteras av | Arkivförordningen (1991:446) och Riksarkivets föreskrifter (RA-FS) |
Vad reglerar arkivlagen?
Enligt 1 § innehåller lagen bestämmelser om myndigheternas och vissa andra organs arkiv samt om arkivmyndigheterna. Kärnan gäller alla statliga och kommunala myndigheter. Delar av lagen, bland annat 3–6 och 10 §§, gäller dessutom statliga och kommunala beslutande församlingar.
Lagen sträcker sig också utanför myndighetskretsen:
- Kommunala bolag. Enligt 2 a § gäller det som sägs om kommunala myndigheters arkiv även för de juridiska personer som avses i 2 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen, alltså vissa företag där kommuner eller regioner bestämmer.
- Organ i sekretesslagens bilaga. Enligt 2 § jämställs vissa organ med statliga myndigheter till den del arkivet kommer från verksamheten som står i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen.
- Enskilda organ och Svenska kyrkan som förvarar allmänna handlingar med stöd av särskilda lagar omfattas av reglerna om arkivvård och gallring.
Lagen kompletteras av arkivförordningen (1991:446). Riksarkivet ger ut föreskrifter och allmänna råd i Riksarkivets författningssamling (RA-FS), och myndighetsspecifika föreskrifter om gallring i serien RA-MS.
Hur bildas en myndighets arkiv?
Enligt 3 § bildas en myndighets arkiv av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet. Till arkivet hör också sådana handlingar som avses i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen, till exempel utkast som skickats till en annan myndighet för synpunkter, om myndigheten beslutar att de ska tas om hand för arkivering.
Det betyder att arkivet inte är ett förråd för gamla papper. Det är summan av allt som blivit allmänna handlingar, oavsett om de ligger i en pärm, i ett ärendesystem eller i ett e-arkiv. En upptagning för automatisk databehandling som är tillgänglig för flera myndigheter ska bara bilda arkiv hos en av dem, i första hand den som svarar för huvuddelen av upptagningen.
Paragrafen avslutas med lagens tre ändamål. Myndigheternas arkiv ska tillgodose:
- rätten att ta del av allmänna handlingar,
- behovet av information för rättskipningen och förvaltningen,
- forskningens behov.
Den första punkten knyter arkivlagen direkt till offentlighetsprincipen. En handling som inte går att hitta är i praktiken lika svår att begära ut som en handling som inte finns.
Vad ingår i arkivvården?
Varje myndighet svarar enligt 4 § för vården av sitt eget arkiv, om inte en arkivmyndighet har tagit över ansvaret. Redan när handlingar skapas ska myndigheten tänka på arkivet: 5 § kräver att registreringen av allmänna handlingar sker med hänsyn till arkivvården och att materiel och metoder är lämpliga för arkivbeständighet. Registreringen och diarienumret är alltså en del av arkivvården, inte bara en administrativ rutin.
I 6 § räknas de fem skyldigheterna upp:
| Skyldighet enligt 6 § | Vad det innebär i praktiken |
|---|---|
| Organisera arkivet | Så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas |
| Arkivbeskrivning och arkivförteckning | En beskrivning av vilka slags handlingar som finns och hur arkivet är organiserat, och en systematisk förteckning |
| Skydda arkivet | Mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst |
| Avgränsa arkivet | Fastställa vilka handlingar som ska vara arkivhandlingar |
| Verkställa gallring | Genomföra föreskriven gallring i arkivet |
Kraven gäller oavsett form. Inlägg som en myndighet gör i sociala medier, och det som utomstående skriver i dialog med myndigheten, är allmänna handlingar som bör arkiveras regelbundet, till exempel genom att föras över till ett e-arkiv.
Vad gör arkivmyndigheten?
Arkivmyndigheten utövar tillsyn över att myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt 3–6 §§. Enligt 7 § ska det finnas arkivmyndigheter både inom den statliga och den kommunala förvaltningen. Riksdagens myndigheter, regeringen, myndigheterna inom Regeringskansliet och utrikesrepresentationen står dock inte under arkivmyndighetens tillsyn.
Statlig arkivmyndighet. Regeringen bestämmer enligt 8 § vilken arkivmyndighet som ska ha tillsyn över de statliga myndigheterna. Den statliga arkivmyndigheten är Riksarkivet, som stöder sitt arbete på arkivlagen och arkivförordningen. Riksarkivets föreskrifter är bindande för statliga myndigheter och för organ som förvarar allmänna handlingar ur statliga arkiv. Den statliga arkivmyndigheten får enligt 13 § även ta emot arkivmaterial från enskilda.
Kommunal arkivmyndighet. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen och regionstyrelsen i regionen, om inte kommunfullmäktige eller regionfullmäktige har utsett en annan nämnd eller styrelse. Den kommunala arkivmyndigheten ska också se till att de kommunala bolagen sköter sina arkiv.
Arkivmyndigheten har enligt 9 § rätt att överta arkivmaterial från en myndighet under dess tillsyn, efter överenskommelse eller genom ett eget beslut. När arkivmyndigheten övertar materialet går hela ansvaret över. Upphör en myndighet utan att verksamheten förs vidare ska arkivet lämnas till arkivmyndigheten inom tre månader (11 § för statliga och 14 § för kommunala arkiv), om inte regeringen respektive fullmäktige bestämt annat.
När får allmänna handlingar gallras?
Huvudregeln i 10 § är kort: allmänna handlingar får gallras. Men gallring ska alltid ske med hänsyn till att arkiven är en del av kulturarvet, och det som finns kvar ska fortfarande kunna tillgodose lagens tre ändamål. Finns avvikande regler om gallring i en annan lag eller förordning gäller de.
Gallring sker alltså inte på en enskild tjänstemans eget omdöme. Myndigheten ska enligt 6 § verkställa föreskriven gallring, det vill säga gallring som följer av föreskrifter eller beslut. För statliga myndigheter kommer de från Riksarkivet och för en kommunal myndighet från kommunen: enligt 16 § får kommunfullmäktige eller regionfullmäktige meddela föreskrifter om arkivvården. Därför kan reglerna skilja sig mellan kommuner. Ett känt exempel från vården är att journaler för personer födda den 5, 15 och 25 i varje månad sparas för forskningens skull, något som framgår av lokala riktlinjer.
En statlig myndighet får dessutom bara avhända sig allmänna handlingar på de sätt lagen anger (12 §), och detsamma gäller en kommunal myndighet (15 §). Handlingar som en myndighet har lånat omfattas inte av förbudet.
Vad betyder arkivlagen för ett pressrum?
För den som arbetar med kommunikation på en myndighet eller i en kommun gäller arkivlagen även det som produceras i pressrummet. Allt som blivit en allmän handling ingår i myndighetens arkiv och ska kunna återfinnas. Några konsekvenser:
- Sociala medier och publicerat material ska arkiveras enligt myndighetens rutiner, inte bara ligga kvar på en extern plattform.
- Registrering och sökbarhet avgör hur snabbt en journalist kan få ut en handling. Ett välordnat arkiv gör det lättare att uppfylla förvaltningslagens krav på service.
- Gallring kräver stöd i föreskrifter. Ett pressrum kan inte rensa bort inkomna mejl eller publicerade texter för att det är praktiskt.
För journalisten är arkivbeskrivningen en bra ingång. Den ska enligt 6 § visa vilka slags handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat.
Vad ändras i arkivlagen 2029?
Genom ändringen SFS 2026:715 får 2 a §, 8 § och en ny 16 a § ny lydelse den 1 januari 2029. Då omfattas också de juridiska personer som avses i 2 kap. 3 a § offentlighets- och sekretesslagen, i den del arkivet hör till skolverksamheten, det vill säga enskilda huvudmän inom skolväsendet. Tillsynen sköts av arkivmyndigheten i den kommun där huvudmannen bedriver sin verksamhet, och kommunen får ta ut avgifter för tillsynen och för att ta emot övertagna arkiv. För en del huvudmän finns reglerna i stället i 29 kap. 16 f § skollagen.
Fördjupning: lagtexten, boken och Riksarkivets föreskrifter
Var finns den gällande lagtexten?
Den konsoliderade lagtexten finns hos riksdagen, med uppgift om varje ändring. Paragrafer som byter lydelse 2029 visas där med både nuvarande och kommande text.
Boken Arkivlagen. En kommentar
En samlad kommentar finns i boken Arkivlagen. En kommentar av Håkan Lövblad och Ulrika Geijer, utgiven av Norstedts Juridik i serien Gula biblioteket. Andra upplagan kom 2018. Boken sätter in lagen i ett system där även 2 kap. tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och reglerna om personuppgifter ingår, och tar upp e-förvaltning, e-arkiv och sociala medier.
Vanliga missförstånd
- Arkivet är inte bara gamla handlingar. Det bildas löpande av alla allmänna handlingar.
- Arkivering är inte samma sak som gallring. Gallring kräver stöd i föreskrifter och ska ta hänsyn till kulturarvet.
- Arkivlagen gäller inte vanliga företag. Där styr i stället bland annat bokföringslagen hur länge underlag ska sparas.
Vanliga frågor
Vad är arkivlagen?
Arkivlagen (1990:782) är den svenska lag som anger hur myndigheter och vissa andra organ ska sköta sina arkiv, och vilka arkivmyndigheter som utövar tillsyn. Den trädde i kraft den 1 juli 1991 och har ändrats flera gånger, senast genom SFS 2026:715.
Gäller arkivlagen för privata företag?
Som huvudregel nej. Lagen gäller myndigheter, men också kommunala bolag och vissa andra organ som omfattas av offentlighets- och sekretesslagen. Från den 1 januari 2029 omfattas dessutom vissa enskilda huvudmän inom skolväsendet. Vanliga företag styrs i stället av till exempel bokföringslagen.
Vem är arkivmyndighet i en kommun?
Enligt 8 § är kommunstyrelsen arkivmyndighet i kommunen och regionstyrelsen i regionen, om inte fullmäktige har utsett en annan nämnd eller styrelse. För de statliga myndigheterna bestämmer regeringen vilken arkivmyndighet som ska finnas, i praktiken Riksarkivet.
Får en myndighet slänga allmänna handlingar?
Allmänna handlingar får gallras enligt 10 §, men bara med stöd av föreskrifter eller beslut och med hänsyn till att arkiven är en del av kulturarvet. Det som finns kvar ska fortfarande tillgodose rätten att ta del av handlingar, rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov.