En allmän handling är en handling som förvaras hos en myndighet och som har kommit in dit eller upprättats där. Det är grunden för offentlighetsprincipen: alla har rätt att ta del av allmänna handlingar, så länge de inte omfattas av sekretess. Begreppet styrs av andra kapitlet i tryckfrihetsförordningen, en av Sveriges grundlagar.
Handlingen kan vara en text, en bild, en ljudinspelning, en film eller en digital fil. Ett mejl till en handläggare räknas lika mycket som ett brev i en pärm. Det avgörande är inte formatet utan tre villkor: handlingen ska vara förvarad, och den ska vara antingen inkommen eller upprättad.
| Fråga | Svar |
|---|---|
| Lagrum | 2 kap. 3–14 §§ tryckfrihetsförordningen |
| Villkor | förvarad hos myndighet och inkommen eller upprättad |
| Format | text, bild, ljud, film, digital upptagning |
| Offentlig? | ja, om inte sekretess gäller enligt OSL |
| Läsa på plats | gratis |
| Vid avslag | skriftligt beslut som kan överklagas |
Vad räknas som en allmän handling?
Enligt 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen är en handling en framställning i skrift eller bild, eller en upptagning som bara kan läsas eller avlyssnas med tekniska hjälpmedel. Det senare kallas upptagning i lagtexten och omfattar allt digitalt.
En handling är sedan allmän om den förvaras hos myndigheten och är att anse som inkommen eller upprättad där (2 kap. 4 §). Riksdagen och beslutande kommunala församlingar, som kommunfullmäktige, jämställs med myndigheter.
När är en handling förvarad?
En pappershandling är förvarad när den finns hos myndigheten. En digital upptagning är förvarad när myndigheten kan ta fram den med sina egna tekniska hjälpmedel. En sammanställning av uppgifter ur en databas räknas bara som förvarad om myndigheten kan ta fram den med rutinbetonade åtgärder. Myndigheten behöver alltså inte skriva ett nytt program för att besvara din begäran.
När är en handling inkommen?
En handling har kommit in när den har anlänt till myndigheten eller nått en behörig tjänsteman (2 kap. 9 §). Ett mejl är inkommet när det finns tillgängligt för myndigheten, alltså när någon där kan läsa det på sin skärm. Det behöver inte skrivas ut. Brev som skickas hem till en anställd men gäller myndighetens verksamhet räknas också som inkomna.
När är en handling upprättad?
En handling är upprättad när den har expedierats, alltså skickats ut från myndigheten (2 kap. 10 §). Har den inte skickats ut blir den upprättad när ärendet är slutbehandlat. Det finns särskilda regler:
- Diarier och register är upprättade så fort de är färdiga för att föra in uppgifter.
- Domar och beslut är upprättade när de har avkunnats eller expedierats.
- Protokoll är upprättade när de har justerats.
Vilka handlingar är inte allmänna?
Alla papper på en myndighet är inte allmänna handlingar. Enligt 2 kap. 12 § gäller det bland annat:
- Utkast och koncept till beslut eller skrivelser som inte har expedierats.
- Minnesanteckningar som bara har gjorts för att föredra eller bereda ett ärende, så länge de inte tillför ärendet någon ny sakuppgift.
- Säkerhetskopior som bara finns för att återskapa förlorad information (2 kap. 13 §).
Både utkast och minnesanteckningar blir däremot allmänna om myndigheten tar om hand dem för arkivering. Ordet arbetsmaterial finns inte i lagen, något Svenska Journalistförbundet påpekar i sin guide. Möts du av beskedet att något är arbetsmaterial, fråga vilken paragraf myndigheten stöder sig på.
Post till riksdagsledamöter i deras roll som partiföreträdare är enligt riksdagen i regel inte allmänna handlingar hos Riksdagsförvaltningen. Hur länge allmänna handlingar sedan sparas styrs av arkivlagen.
Är en allmän handling alltid offentlig?
Nej. En allmän handling är offentlig om den inte skyddas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Myndigheten gör en sekretessprövning innan den lämnar ut något. Sekretess gäller sällan en hel handling. Oftast maskas de känsliga uppgifterna, och du får resten.
Myndigheten får markera en handling med en sekretessmarkering, men markeringen är ingen prövning. Prövningen görs först när någon begär ut handlingen. Hur sekretessbestämmelserna är uppbyggda går vi igenom i guiden till offentlighets- och sekretesslagen.
Hur begär du ut en allmän handling?
Du vänder dig till den myndighet som förvarar handlingen (2 kap. 17 §). Det går att göra per telefon, per brev, med mejl eller via ett formulär på myndighetens webbplats. Kriminalvården tar till exempel emot begäran via formulär, post, besök och direkt till ett fängelse eller häkte.
- Var exakt. Ange typ av handling, datum eller tidsperiod och gärna ett diarienummer om du har det.
- Välj form. Du kan läsa handlingen på plats eller begära en kopia.
- Du behöver inte uppge namn. Enligt 2 kap. 18 § får myndigheten inte efterforska vem du är eller varför du frågar, mer än vad som behövs för att pröva om handlingen kan lämnas ut.
- Begär skriftligt beslut vid nej. Du har rätt till ett skriftligt beslut med besked om hur det kan överklagas. Myndigheter under regeringen överklagas till kammarrätten.
Myndigheten ska lämna ut handlingen genast eller så snart det är möjligt, och en begäran om kopia ska behandlas skyndsamt (2 kap. 15–16 §§). Tänk på att din begäran i sig blir en allmän handling. Kriminalvården påpekar att vem som helst då kan begära ut den, och rekommenderar ett besök om du vill vara helt anonym.
Vad kostar det att få ut handlingar?
Att läsa handlingen på plats är alltid gratis. För kopior gäller avgiftsförordningen hos statliga myndigheter:
| Kopior på papper | Avgift |
|---|---|
| Sida 1–9 | gratis |
| Sida 10 | 50 kronor |
| Varje sida därefter | 2 kronor |
Porto tillkommer för försändelser över 50 gram. Riksdagen tar 120 kronor för ljud- och bildinspelningar som lämnas ut på usb-minne eller via molntjänst. Kommuner och regioner beslutar om egna avgifter.
Mer om allmänna handlingar
Allmän handling och offentlig handling
Orden blandas ofta ihop. Allmän handling beskriver vad handlingen är, offentlig handling beskriver om den får lämnas ut. Alla offentliga handlingar är allmänna, men inte alla allmänna handlingar är offentliga.
Upphovsrätt stoppar inte utlämnandet
Regeringsrätten slog i mål 7357-97 fast att en upphovsrättsskyddad text ändå skulle lämnas ut som allmän handling. Offentlighetsprincipen går före upphovsrätten när det gäller rätten att ta del. Vad du sedan får publicera är en annan fråga, som vi tar upp i artikeln om citaträtt och referat.
Pressmeddelanden är också allmänna handlingar
Ett pressmeddelande som en myndighet skickar ut är expedierat och därmed upprättat. Underlaget bakom det, som beslut, rapporter och yttranden, går ofta att begära ut. Där finns ofta det som pressmeddelandet inte säger, och det är ett skäl till att journalister läser offentlighetsprincipen och myndigheters kommunikation som två sidor av samma sak.
Vanliga misstag
- Att begära allt om ett ämne. Precisera, annars tar sekretessprövningen längre tid.
- Att nöja sig med ett muntligt nej. Utan skriftligt beslut finns inget att överklaga.
- Att tro att webbdiariet visar allt. Vissa handlingar hålls ordnade på annat sätt och syns inte där.
Källor
Vanliga frågor
Vad är en allmän handling?
En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och har kommit in till eller upprättats hos myndigheten, enligt 2 kap. 4 § tryckfrihetsförordningen. Det kan vara text, bild, ljud, film eller digitala filer, till exempel mejl.
Är en allmän handling alltid offentlig?
Nej. En allmän handling är offentlig om den inte omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Ofta är bara vissa uppgifter sekretessbelagda, och då maskas de medan resten av handlingen lämnas ut.
Måste jag säga vem jag är när jag begär ut en allmän handling?
Nej. Enligt 2 kap. 18 § tryckfrihetsförordningen får myndigheten inte efterforska vem du är eller varför du vill ha handlingen, mer än vad som behövs för att pröva om den kan lämnas ut.
Kostar det att få ut en allmän handling?
Att läsa handlingen på plats är gratis. För papperskopior hos statliga myndigheter är de första nio sidorna gratis, den tionde sidan kostar 50 kronor och varje sida därefter 2 kronor. Kommuner och regioner bestämmer egna avgifter.
Är ett utkast en allmän handling?
Som huvudregel nej. Utkast, koncept och minnesanteckningar som inte har expedierats räknas inte som allmänna handlingar, men de blir allmänna om myndigheten tar om hand dem för arkivering.